HESEHOTELLI: TIETOSUOJASELOSTE
Kerromme tässä tietosuojailmoituksessa, kuinka Hesehotelli Oy (jäljempänä ”HeseHotelli”) kerää, käsittelee, luovuttaa ja suojaa asiakkaidensa (jäljempänä ”Asiakas”) henkilötietoja osana liiketoimintaansa eli majoituspalvelun tarjoamista. Henkilötiedot ovat tietoja, joiden perusteella Asiakas voidaan tunnistaa, kuten esimerkiksi nimi ja puhelinnumero.
HeseHotelleissa on tallentava kameravalvonta. Kameravalvontaa koskevan tietosuojaselosteen voit lukea täältä.
Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ovat seuraavat:
- HeseHotellin ja Asiakkaan välisen asiakassuhteen hoito ja kehittäminen
- varauksien hallinnointi ja käsittely, palvelun tuottaminen ja tarjoaminen
- maksaminen, maksujen valvonta ja perintä
- asiakasviestintä
- asiakaspalautteisiin ja reklamointeihin vastaaminen
- järjestyksen ja turvallisuuden ylläpito ja varmistaminen, rikosten selvittäminen
- varausehtojen noudattaminen
Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin sekä Asiakkaan ja HeseHotellin väliseen sopimukseen. Lakiperusteisesti HeseHotelli käsittelee Asiakkaan matkustajailmoituksella antamia tietoja ja kirjanpidon edellyttämiä ostotietoja. Muita henkilötietoja HeseHotelli käsittelee sopimusperusteisesti.
Millaisia tietoja minusta kerätään ja mitkä ovat tiedon lähteet?
Tietoja kerätään suoraan Asiakkaalta itseltään, kun Asiakas tekee varauksen HeseHotellin verkkosivuilla tai soittaa HeseHotellin varauspalveluun tai toimittaa HeseHotellille asiakaspalautteen. Vaihtoehtoisesti tiedot saadaan nettivarauksia välittävältä palveluntarjoajalta. Asiakkaasta kerätään nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä majoittautumista koskevat tiedot kuten huoneiden määrä ja yöpyjien määrä. Jos asiakas varaa huoneen HeseHotellin verkkosivulla ja ilmoittaa varauksen yhteydessä salasanan käsittelee HeseHotelli Asiakkaan salasanatietoja. Jos Asiakas lisäksi maksaa varauksensa HeseHotellin verkkosivuilla, HeseHotelli käsittelee myös tietoja Asiakkaan maksuista ja maksutavasta.
Asiakkaasta kerätään matkustajailmoituksella seuraavia tietoja lakisääteistä majoitusrekisteriä varten:
1) Asiakkaan täydellinen nimi ja suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus;
2) Asiakkaan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat;
3) Asiakkaan osoite;
4) maa, josta Asiakas saapuu Suomeen;
5) Asiakkaan matkustusasiakirjan numero; sekä
6) Asiakkaan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä, jos se on tiedossa.
7) Majoittumisen syy
Lisäksi rekisterissä käsitellään HeseHotellin laskutussopimuksen tehneen yritysasiakkaan yhteyshenkilön yhteystietoja eli nimeä, asemaa, puhelinnumeroa, faksia ja sähköpostia.
Ketkä käsittelevät henkilötietoja?
HeseHotellilla henkilötietoja käsittelevät henkilöt, joiden työtehtäviin kuuluvat kyseisten palveluiden ylläpito ja hallinnointi.
Tietoja luovutetaan seuraaville HeseHotellin ulkopuolisille tahoille:
- Tietoja luovutetaan yrityksille, jotka vastaavat HeseHotellin IT-palvelujen ylläpidosta ja kehittämisestä.
- Tietoja luovutetaan lainvalvontaviranomaisille ja muille viranomaisille paikalliseen lainsäädäntöön perustuvien tietopyyntöjen perusteella.
- Tietoja luovutetaan vakuutusyhtiölle vahingonkorvausvaatimusten käsittelyä varten.
- Tietoja luovutetaan perintäyhtiölle maksamattomien saatavien perimiseksi.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietoturva
HeseHotellilla käytössä on teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, joilla henkilötietoja suojellaan luvattomalta käytöltä, siirrolta, poistamiselta tai muulta käsittelyltä, joka voi vaarantaa tietosuojan. Rekisteriä säilytetään sähköisessä muodossa lukuun ottamatta majoitusilmoituksia. Rekisterin käyttö, tietojen muuttaminen ja käsittely tapahtuu ainoastaan monitasoisen käyttäjätunnistuksen avulla suojatun sovelluksen kautta. Rekisterin käyttö on sallittu ainoastaan nimetyille henkilöille, joiden tehtävänä on järjestelmän ylläpito ja hallinta. Rekisteritiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä, ja rekisterin käyttöä valvotaan.
Kuinka pitkään tietoja säilytetään?
Asiakkaan henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti yhden vuoden ajan viimeisestä majoittautumisajankohdasta, jollei pidempään säilytykseen ole erityistä syytä kuten keskeneräinen rikos- tai vahingonkorvausasia.
Asiakkaan oikeudet
Asiakas voi käyttää alla mainittuja oikeuksia ottamalla HeseHotelliin yhteyttä kirjeitse tai sähköpostitse.
Oikeus saada pääsy tietoihin
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa omat tietonsa.
Oikeus pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
Asiakkaalla on oikeus pyytää epätarkkojen tai virheellisten tietojen oikaisemista.
Oikeus pyytää tietojen poistamista
Asiakkaalla on oikeus pyytää, että hänen henkilötietonsa poistetaan rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Asiakkaan pyynnöstä HeseHotelli pyrkii poistamaan tiedot ilman aiheetonta viivytystä, paitsi jos poistamisesta kieltäytymiseen on lakiin perustuva syy. Tietoja, joiden käsittely perustuu lakiin, ei voida poistaa.
Oikeus rajoittaa ja vastustaa tietojen käsittelyä
Asiakkaalla on oikeus rajoittaa tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Kun Asiakas on esittänyt pyynnön, HeseHotelli ei saa enää käsitellä Asiakkaan henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole lakiin perustuvaa syytä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Asiakkaalla on oikeus saada henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jossa Asiakas voi siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Muutokset tietosuojaselosteeseen
HeseHotelli pidättää oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ilmoittamalla. Muutokset voivat perustua lainsäädännön muuttumiseen tai tietosuojakäytäntömme kehittämiseen.
Oikeus tehdä valitus
Asiakas voi tehdä henkilötietojen käsittelyä koskevan valituksen viranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa hän oleskelee. Tarkempia tietoja kansallisista tietosuojaviranomaisista on seuraavalla sivustolla:
http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080
Kuka on henkilötietojesi rekisterinpitäjä ja mihin voit ottaa yhteyttä?
Rekisterin rekisterinpitäjä on Hesehotelli Oy. Yhteydenotot voit toimittaa joko kirjeenä tai sähköpostilla:
Hesehotelli Oy
Linnankatu 34
20100 Turku, Suomi
privacy@hesburger.fi